La tendencia de la búsqueda de nuevas formas de trabajar, el puesto del futuro, la flexibilidad de trabajar, Cuando, Cuanto y Donde trabajar, etc. está llegando a nuestras empresas. Ya hay muchas que lo están analizando seriamente. La pregunta es quienes nos pueden ayudar en esta tan fascinante transformación del modelo de trabajo corporativo.
Cuando vamos a contratar un servicio de auditoria contratamos a una entidad independiente, cuando deseamos construir un inmueble a nuestra medida contratamos antes un arquitecto y no al constructor. Igualmente, nos quejamos cuando deseamos contratar una hipoteca y el banco nos impone una de “sus” empresas tasadoras. Siempre estamos buscando asesoramiento independiente.
Las fases de los proyectos, en línea generales, disponen de 5 fases:
- Iniciativa (es la propia empresa o el mercado quien inicia el deseo de un cambio)
- Definición (existen empresas especialistas que ayudan a las empresas en crear un programa de necesidades con estimación de costes, alternativas, riesgos, etc.)
- Diseño (existen especialistas en esta área que son contratados por la empresa que además van a actuar como “vigilantes” de las siguientes fases)
- Preparación y Ejecución del proyecto (son otras empresas especialistas que suelen encargarse de esta fase)
- Entrega y puesta en marcha (la propia empresa experimenta los resultados del proyecto)
Esto es aplicable a, prácticamente, todos los proyectos que desarrollamos y no se suelen contratar a una sola entidad.
¿Entonces, por qué no contratamos asesores independientes para proyectos tan impactantes, en todos los niveles jerárquicos, para desarrollar los puestos de futuro, un nuevo modelo de las formas de trabajar, oficinas flexibles, etc.?
Existen grandes beneficios trabajar con consultores que ofrecen este servicio de forma independiente y que se posicionan a lado del cliente en TODO el proceso. Estos beneficios también se pueden considerar los riesgos de trabajar con empresas que no son independientes.
Beneficios – Riesgos
Enumeramos algunos riesgos de trabajar con empresas no independientes con el fin de facilitar un “checklist” de temas a vigilar en todo momento.
Juez y parte
Empresas que definen el proyecto, lo ejecutan y lo implantan no son independientes. Todos los proyectos tienen contratiempos, problemas menores (alguna vez mayores) y el riesgo financiero-económico en estos casos siempre es del cliente. Una de las cosas que más aprecia el responsable interno de los proyectos es estar al corriente de estos “tropiezos” en los proyectos. No hay nada peor que tus superiores te pregunten por un tema y no tengamos las respuestas ni las soluciones. Habrá muchas promesas de transparencia, colaboración, etc. pero si algo gordo ocurre suelen intentar ocultarlos o vender otra situación.
Una posible solución es que alguien de confianza de tu propio equipo participe de forma muy activa en todas las planificaciones, análisis de resultados, reuniones internas del proveedor, revisión de borradores, diseños, etc.
Proyectos Costosos
Las empresas que están operando en España ofreciendo servicios de soluciones de los espacios de trabajo no ganan con la consultoría. Sus beneficios y sus márgenes residen en las operaciones que son resultantes de la definición del modelo nuevo y que estas empresas te ofrecen con mucha predisposición bajo el lema de “es mejor trabajar con un solo punto de contacto”. Estos proyectos resultantes pueden generar costes demasiado elevados y fuera de mercado para el cliente y que favorece al consultor, ejemplos:
- Las transacciones de Real Estate debido a un cambio de oficina. Muchas veces el resultado de estos proyectos conlleva el cierre de alguna oficina y el arrendamiento de otra. Las comisiones por las transacciones son muchas veces el core-business de estas empresas.
- El diseño de la nueva distribución. Es un trabajo que implica la elección de muchos elementos que consideran necesario pero que pueden implicar costes de inversión innecesarios y costes operativos altos durante todo el uso de estos espacios. La elección de estos elementos suelen entrar en sus contratos “llave en mano” y que supone un fee importante para sus cuentas de resultados y menos para el cliente. Óptimo sería que generen unas especificaciones reales tras las varias fases de análisis que requieren los proyectos de las Nuevas Formas de trabajar. Suelen entregar un diseño con sus explicaciones de las conclusiones de los análisis cuando es necesario el desarrollo y entrega de un documento de especificaciones del modelo del puesto del futuro, imprescindible para una actuación independiente, ya que sirve también para evaluar la eficiencia y efectividad del diseño final de las oficinas.
- La ejecución de la obra. Todas las empresas te van a ofrecer la realización de este tipo de proyectos. ¿quién se responsabiliza de una ejecución alineada con las necesidades del cliente? Ellos. No pueden defender al cliente frente al interés de realizar proyectos que conllevan altos beneficios para ellos.
Poca flexibilidad
Este tipo de proyectos debe ir acompañado con soluciones alternativas y el impacto en las inversiones, los costes operativos implícitos, los riesgos, los beneficios, etc. Empresas no independientes suelen partir de un modelo bastante rígido. Suelen ofrecer soluciones sobre modelos anticuados y nos conduce a lo misma de una manera ligeramente diferente. En caso de separar la definición del diseño te permite crear incluso concursos a diferentes proveedores preferentes con el fin de poder obtener diferentes opciones y diferentes precios. Sin la independencia eliminas la competitividad. El diseño de un nuevo espacio lo hacen todos los arquitectos cuando les suministra un programa de especificaciones. Con ello abre un campo de oportunidades en todos los sentidos.
Opciones de intervención
Un proveedor para todo el proceso inhabilita la opción de cambiar de proveedor en algunas de las fases en caso de no prestación conformes cualquier criterio que sea importante para la empresa. Se puede operar con un solo proveedor, SI, pero conlleva sus riesgos.
Óptimo es partir de un plan director del nuevo modelo de oficina y que el cliente pueda elegir trabajar con sus proveedores de confianza o buscar las mejores ofertas para cada uno de los sub-proyectos. El método de un solo proveedor encarece el proyecto final seriamente y este tipo de proyectos son de mucho impacto económico y sin garantías de éxito.
Soporte al cliente
Es necesario tener un asesor que defiende el cliente en un proceso tan complicado y que interviene en todas las escalas jerárquicas de tu organización. Es lógico que se contrate empresas externas que ayudan a definir y desarrollar los proyectos, pero como ya hemos mencionado, el que define y desarrolla no debe ser el que ejecuta e implanta el proyecto.
¿Quién vigila los errores de ejecución, los desvíos presupuestarios y de especificaciones?
Las empresas no independientes tienen intereses económicos en la ejecución e implantación y como consecuencia puede motivar desconfianza, sobre todo cuando no existe esa esperada y prometida transparencia.
La empresa que define y desarrolla el modelo lo debe hacer en estrecha colaboración con el cliente y sobre todo con la dirección de la empresa. Las nuevas formas de trabajar es mucho más que cambiar las oficinas. La nuevas oficinas es simplemente una herramienta para llegar a cumplir los objetivos del cliente que desea hacer un cambio cultural y por ello el nuevo espacio se debe alinear a dichos objetivos y no que la empresa y su forma de trabajar se adapte a un nuevo espacio de trabajo. Es por ello que con la contratación de empresas independientes, que solo te ayudan en la definición y desarrollo del modelo, contratas también una figura de confianza que te proporciona ese soporte imprescindible en este tipo de proyectos.
Proveedores de confianza
Poder elegir a tus proveedores en la preparación, ejecución e implantación hace que el departamento de compras no quede excluido en todo el proceso y pueda dar el soporte adecuado a los departamentos de Facilities Management y Recursos Humanos mediante concursos que se pueden realizar perfectamente para diferentes fases del proyecto. Ganas en competitividad.
Empresas como Veldhoen+Company, que van a abrir oficinas en España próximamente, ofrecen este servicio independiente. No van a vender proyectos de arquitectura, no van a vender mobiliario, no te van a buscar inmuebles nuevos. Te ofrecen la creación de un modelo a medida ajustado a la visión-misión-valores de la empresa. No se trata de copiar un modelo e implantarlo. Esto ya se ha hecho en otros países y el resultado no suele cumplir con las expectativas de los clientes y que además suele costar millones de euros. El primer proyecto de Veldhoen+Company data del 1995 y desde entonces tienen más de 200 proyectos ejecutados en varios continentes. Son pioneros y líderes mundiales en este tipo de proyectos.
Nosotros creemos, y por ello recomendamos, que trabajar con proveedores independientes te asegura mejores resultados y evitas riesgos innecesarios.
