En España la perspectiva de la labor de los Facilities Managers está infravalorada y mucho. Sus aparentes labores se reducen a resolver incidencias en servicios corporativos y suministrar espacio, mobiliario y material de oficina.
Es una perspectiva terrible. Seguro que es debido a no comunicar bien nuestro cometido, el entorno dinámico y sobre todo no saber exhibir bien los valores añadido que se proporcionan con nuestra gestión.
La gestión del Facilities Manager es cada vez más compleja
La complejidad dentro y alrededor de las organizaciones está aumentando. A menudo, el deseo es supervisar y manejar esa complejidad al abordarla con un enfoque práctico, pragmático y basado en nuestra experiencia de actuar de forma reactiva y a veces también improvisando.
Las 7 razones de la complejidad del Facilities Management
1.- Variedad de objetivos
Los objetivos son muchos, diferentes e incluso contradictorios. Esto requiere un enfoque bien planificado que haga justicia a todos esos objetivos. No es una tarea fácil ya que algún área tiene un objetivo y otra área un objetivo contradictorio. Además, gestionar la cohesión es más difícil, ya que siempre surgen tensiones internas. Hay que tratar de mantener el número de objetivos limitado y que sean conocidos por todas las unidades de negocio y si fuese posible, respaldadas públicamente por la dirección general.
2.- Falta de visión corporativa de las soluciones aportadas por el FM
En los demás departamentos o áreas de negocio hay una falta de conocimiento sobre el problema en nuestro mundo del Facilities Management y las soluciones. La complejidad también resulta del hecho de que los programas a veces son tan únicos que difícilmente se puede recurrir a experiencias o ejemplos (complejidad emergente). Pensad en la pandemia, en las oficinas híbridas, una externalización. Todos son expertos y todos opinan. No existe una tolerancia práctica, por las unidades de negocio, a fallas, ajustes, agotamientos, costos más altos y similares que no es aceptada, lo hace más complejo.
3.- Muchos interesados y muchas opiniones
Hay muchas personas involucradas con diversos puntos de vista e intereses. La complejidad también es causada por la gran cantidad de personas involucradas en el programa de soluciones y sus efectos (complejidad social). A menudo tienen diferentes puntos de vista, intereses y formas de trabajar. Cuanta más gente participe, mayor será la complejidad y la dinámica.
4.- Muchas dependencias de los esfuerzos (proyectos)
Los esfuerzos (proyectos de Facilities Management) son muchos y diversos, con muchas dependencias. Esto hace que sea más difícil mantener una visión general, priorizar, dirigir y mantener a todos contentos. El truco consiste en hacer visibles las conexiones entre los esfuerzos y las metas y entre los propios esfuerzos. Esto es necesario, entre otras cosas, para poder asignar y priorizar la capacidad y de este modo justificar las decisiones.
5.- El impacto del Facilities Management llega a toda la empresa
El impacto en la organización y el entorno de trabajo es grande (muchas interfaces). Cuanto más profundamente afecta las actuaciones del Facilities Management a una organización, más importante es pensarlo y planificarlo detenidamente. La posibilidad de efectos secundarios no previstos y tampoco deseables (como la pérdida temporal de producción) es alta. Cuantas más interfaces, más complejo es el diseño y el control de las soluciones.
6.- Riesgos y oportunidades “invisibles”
Hay muchos riesgos y poco claros, con oportunidades y consecuencias aún poco evidentes. Los programas de actuación del Facilities Management dependen de la dinámica y la incertidumbre. Existe un entorno impredecible que trae consigo todo tipo de riesgos. Por lo tanto, la complejidad puede residir en el número y la intangibilidad de los riesgos y, por lo tanto, en las posibles medidas.
7.- El alcance, a veces, no está determinado
El límite de las actuaciones del Facilities Management no siempre están determinadas. Para muchos directores de unidades de negocio es complicado determinar cuál es el límite del Facilities Management. ¿Qué departamentos involucramos y cuáles no? ¿Qué aspecto seguimos incluyendo y cuáles ya no? ¿Que hace el área de Facilities Management y que las propias unidades de negocio? Existe el riesgo de que no se tomen medidas y de que siempre haya discusión sobre el alcance del programa.
Los programas de FM son coherentes
Un programa de Facilities Management es un todo coherente de metas, esfuerzos y medios. Se pueden establecer relaciones entre ellos que se pueden fundamentar o hacer verosímiles, aunque las relaciones causa-efecto a veces son muy discutibles. para el uso del enfoque, debe tener sentido centrarse en esas relaciones. La cohesión puede tomar forma de esta manera:
- Un esfuerzo contribuye a varios objetivos
- Diferentes esfuerzos están dirigidos a un mismo objetivo
- La búsqueda de alcanzar un objetivo es a expensas de otro objetivo
- Querer lograr un objetivo o meta promueve al mismo tiempo otros objetivos o metas al mismo tiempo
- Determinados recursos se asignan a un mismo objetivo.
La coherencia no significa que los elementos, por definición, tengan una influencia positiva entre sí. La cohesión también puede residir en el hecho de que existen relaciones negativas que se han reunido en un programa de esfuerzos (proyectos) debido a la necesidad de una visión integrada. Cuando se trata de estimular la economía empresarial y el desarrollo de la sostenibilidad, ¿Qué proporción elige? ¿Haces distinción entre corto y largo plazo? ¿Y cómo ven esto los stakeholders? Cuando falta el análisis de los objetivos, esfuerzos, medios y su coherencia, el enfoque de un programa estratégico del área de Facilities Management tiene mucho sentido. La distribución eficiente de los recursos entre los diversos esfuerzos o el seguimiento de los riesgos es lo más crítico e importante, no centrándose en uno o más objetivos relacionados sin una planificación alineada con la visión y objetivos corporativos.
Es justo un programa de planificación estratégica el que aporta al Facilities Management de forma directa, y a la organización de forma indirecta, la cohesión de las actuaciones y esfuerzos de forma estructurada, justificada y aprobada por la dirección. Convirtiendo, de este modo, la profesión del Facilities Manager en algo mucho menos complejo.
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