Anualmente, los responsables de inmuebles, servicios, etc., los Facilities Managers, deben entregar a la dirección financiera de la empresa los presupuestos de los gastos e inversiones para el próximo año. Los presupuestos son una herramienta muy valiosa para la empresa. En ella se planifica todo lo referente a las operaciones. Su finalidad es auxiliar a la dirección en el cumplimiento de los objetivos que se han propuesto los directivos. Sin presupuestos, es improbable que la dirección pueda cumplir estos objetivos.
Como cualquier herramienta, los presupuestos tienen sus ventajas y limitaciones. Dentro de las ventajas encontramos:
- Los presupuestos facilitan la eficiencia y el control dentro de la operativa
- Exigen cooperación entre todos los departamentos de la empresa, motivando a la dirección a definir objetivos
- Promueven la estandarización y el control en el flujo de información
- Reducen la incertidumbre y los riesgos
- Suponen la base de mejora continua para los ejecutivos y directores de los departamentos.
Es importante reconocer que los presupuestos de una empresa son como una ruta trazada entre todos los departamentos de una empresa, incluido el departamento de Facilities Management, para llegar a cumplir los objetivos corporativos. Sin embargo, sabemos que a lo largo de un año entero pueden surgir imprevistos. Esto significa que existen limitaciones:
- Los presupuestos con estimaciones. Para reducir el margen de error es imprescindible realizar controles periódicos, preferiblemente mensualmente para poder tomar decisiones de reajuste en caso de desvíos o acciones correctivas.
- Los presupuestos no aseguran el éxito. Es necesario que la dirección de la empresa y de cada departamento los ajuste a medida que surjan cambios importantes.
Los presupuestos, por lo tanto, se deben considerar como herramienta de gestión y no como algo que se debe cumplir sí o sí. Y en persecución de la eficiencia empresarial y departamental, el presupuesto te permite medir diferentes indicadores que a su vez permiten encontrar áreas de mejoras, áreas de excelencia que sirven como “best-practices”, motivación para mejorar los ratios, etc.
La gestión financiera del Facilities Management
La gestión financiera es el proceso que vigila que los medios de una organización, que necesita para su negocio, sean usados efectivamente, estén disponibles y bien administrados – Williams, B., Facilities Economics, Incorporating “premises audits” 1999
Si analizamos bien esta definición apreciamos dos componentes, uno reactivo y otro proactivo. El componente reactivo implica la buena administración de los medios económicos que entran y salen. Las leyes de cada país obligan a toda empresa a llevar sus cuentas de forma regulada con el fin de poder realizar actuaciones de control. El Facilities Manager debe estar capacitado para interpretar la administración financiera de las empresas. El componente proactivo es el control para asegurar que los medios sean aplicados efectivamente y que realmente estén disponibles para prestar conforme a sus características.
Principios fundamentales de la gestión financiera para Facilities Managers
La financiación tiene que ver también con la creación de valor. Se trata de tomar decisiones inteligentes y apalancar los activos y de este modo permitir a los trabajadores de una organización ser productivos sin interrupciones. Uno de los objetivos generales del Facilities Management es cuidar de los activos físicos de la empresa, evitar perturbaciones y/o disrupciones en las actividades en curso de la empresa y extender la vida útil de los activos. El apalancamiento implica disponer de habilidades de gestión financiera y, en el mundo del Facilities Management, se centra en dos áreas principales:
- la evaluación de proyectos de inversión (capital) y
- la operación o explotación de los presupuestos de los inmuebles bajo su gestión.
Dentro de estas áreas, una amplia gama de principios y herramientas de análisis financieros y de toma de decisiones son aplicables en el Facilities Management. Los proyectos del departamento de Facilities Management que requieren una inversión y con ello la asignación de capital por parte de la dirección (bajo la supervisión de la dirección financiera) siempre están compitiendo, por los euros del capital disponibles, con proyectos de otros departamentos. En paralelo a esa competición, los Facilities Managers constantemente evalúan la mejor elección entre las diferentes alternativas disponibles que a su vez compiten por esa asignación de capital para poder ser llevada a cabo. Sin presupuestos no es posible competir con otros proyectos y conseguir la financiación. Prácticamente todos los proyectos necesitan ser detallados para obtener la financiación por parte de la empresa.
La mayoría de los Facilities Managers reportan al área operativa y financiera de las empresas, como por ejemplo al Director de Finanzas (CFO). Es la responsabilidad del director financiero aumentar el flujo de caja (Cash Flow) tanto como sea posible, al tiempo que debe intentar reducir los riesgos. Si un activo no está, de alguna forma, continuamente aportando un aumento del flujo de caja o la adición de valor, el CFO debe tomar medidas. Activos de bajo rendimiento pueden contribuir a malos resultados en general de la empresa y hacerla vulnerable. Por lo tanto, es esencial que la función del Facilities Management esté alineada con los objetivos generales de la empresa y en particular con los objetivos de negocio del director financiero y de su departamento. El análisis financiero debe hacerse con la perspectiva adecuada. Aunque el aspecto financiero tiene una prioridad muy importante en muchos casos, hay otras consideraciones y prioridades, como la operatividad, la seguridad y temas políticos y estratégicos que pueden tener mayor prioridad que los rendimientos y retornos financieros. No tiene ningún sentido hacer una contabilidad de coste total (Full-cost accounting) y un análisis del ciclo de vida de un proyecto sobre un edificio cuyo contrato expira en los próximos dos años y que no vamos a renovar.
Un concepto importante en todo análisis financiero es el concepto del Valor Tiempo del Dinero (Time Value of Money). Esto significa que la liquidez en caja de hoy trabaja para obtener ingresos y tendrá más valor en el futuro de lo que tiene hoy. Este es el concepto básico de la economía que impulsa los mercados financieros hoy en día. Hay dos áreas en las cuales los Facilities Managers deben tener en consideración, éstas son:
- Análisis y Gestión Financiera se debe tener siempre en la perspectiva adecuada (conocer la misión global de la empresa)
- Conocer cuál es la visión general de la empresa, como por ejemplo:
- ¿Cuál fue ayer el precio o valor de las acciones de la compañía, la semana pasada, el año pasado?
- ¿Por qué subieron o bajaron los precios de las acciones?
- ¿Cuál fue el principal impulsor de los beneficios empresariales del año pasado?
- ¿Cuál será el factor clave en la próxima década?
- ¿Quién es el cliente más importante de la empresa?
- ¿Quién es el proveedor más grande de la compañía?
- ¿Cuál es la tasa de productividad media de la compañía, la tasa de pérdida de tiempo?
¿Por qué desarrollar presupuestos?
El presupuesto anual del Facilities Management permite al responsable planificar su edificios, centros, oficinas, etc. y considerar las condiciones y parámetros que pueden afectar las estimaciones para los gastos del siguiente año. Al considerar posibles escenarios o acontecimiento que afectan al presupuesto, podemos preparar los pasos a ejecutar para minimizar los riesgos, evitar mayores desvíos, corregir desvíos, etc. Cuanto mejor preparado esté el Facilities Manager más competente serán sus actuaciones y más valor ofrecerá a su empresa. No debe olvidarse, que el monto del presupuesto de Facilities Management es uno de los más altos de la empresa por lo que se debe tomar como crítico.
El presupuesto del Facilities Manager también ayuda a coordinar las diferentes actividades del Facilities Management en las sedes, oficinas y/o inmuebles que gestiona. Además, mejora considerablemente las relaciones entre el Facilities Management y las demás áreas de la empresa ya que todas dependen del área de Facilities Management para poder llevar a cabo sus actuaciones. El presupuesto es el eslabón que crea estas relaciones interdepartamentales tan importantes para la eficiencia de las empresas.
Otros aspectos importantes en los presupuestos del Facilities Management son:
- Permiten controlar los recursos
- Permiten comunicar políticas y estrategias corporativas relativas al Facilities Management
- Motivan a los “participantes/afectados” por el presupuesto a cumplir los objetivos presupuestarios marcados
- Permiten evaluar el rendimiento de los diferentes centros, oficinas, inmuebles, etc.
- Proveen visibilidad en el rendimiento de los diferentes centros, oficinas, inmuebles, etc.
- Mejoran la administración financiera y contable de las empresas.
El propósito de los presupuestos del Facilities Management es proveer una previsión de los gastos y con ello crear un modelo corporativo de su rendimiento financiero y el seguimiento de las estrategias implantadas. Todas las empresas usan también el presupuesto como mecanismo para definir prioridades de gastos y de inversión y para gestionar los recursos disponibles. Con todo esto, los roles de los presupuestos del Facilities Management son:
- un mecanismo para definir prioridades
- un plan corporativo de las actuaciones (lista de actividades con un precio)
- un contrato institucional
- un mecanismo de control
- un instrumento de comunicación (para manifestar objetivos)
- un medio político (negociaciones sobre qué planes se financian y cuáles no)
Presupuestos Operativos (Opex)
Cuando desarrollamos el presupuesto para nuevos proyectos, renovaciones de capital y las operaciones de los facilities, es importante ser conocedor de las necesidades y niveles de servicios de toda la empresa. Un presupuesto continuo es como una hoja de ruta para el futuro del departamento del Facilities Management. Nos podemos preguntar:
¿Qué vamos a necesitar para mantener operativos los activos con el fin de dar el soporte adecuado a la misión corporativa?
Los costes operativos y de mantenimiento a lo largo de la vida de los activos físicos suelen ser apartados muy importantes en los presupuestos anuales de los Facilities Management. Es común que este coste sea mucho más de 10 veces el coste de la construcción y/o puesta en marcha del activo físico. De ahí, la importancia de un mantenimiento preventivo adecuado, desde su inicio, y el realizar las reparaciones oportunas con el fin de asegurar el rendimiento operativo y financiero efectivo del activo físico.
Los presupuestos tienen mucha importancia en el proceso de control de los costes corporativos. El control viene acompañado con la necesidad de planificaciones, disciplina financiera continua y ajustes constantes. Existen diferentes enfoques para definir el presupuesto anual (OpEx) del Facilities Management. En los siguientes párrafos se muestra la comparativa de los diferentes métodos de presupuestar. Estos métodos están basados en las progresiones típicas de las empresas.
Presupuesto base cero:
Cuando un inmueble o activo es puesto en marcha, no se dispone de datos históricos ni datos de benchmarking de la operatividad del inmueble o activo. El primer año se convierte en el año de referencia para aprender acerca de los costes operativos del inmueble o activo. Si no se dispone de experiencia, esta situación va a resultar muy complicada.
Presupuesto datos históricos:
Una vez que el inmueble o activo ha estado operativo durante el último año, disponemos de datos históricos. Es de lo más común presupuestar el siguiente año, partiendo del gasto real de año anterior y aumentar o disminuir con un porcentaje de entre el 2 al 5% o ajustando conforme los acontecimientos planificados para el año entrante.
Benchmarking – Coste unitario:
Con el fin de estimular mejoras continuas en los costes operativos y mantener la competitividad dentro del sector de la empresa, muchas empresas se fijan en los benchmarking de sus costes y determinan el presupuesto basándose en dicho benchmark. Realizar presupuestos basados en benchmark es el primer paso en destacar las diferentes áreas de mejoras. Las áreas que rinden por debajo de las medias se identifican rápidamente y permite iniciar el análisis en profundidad con el fin de arrancar cuanto antes las mejoras. La gran desventaja reside en la dificultad de comparar los datos internos, que son únicos a nivel de clientes y de operatividad, con todas las demás empresas. Un proceso particular que se utiliza, especialmente en proyectos de capital, es el coste por unidades. Mientras los costes unitarios pueden ser rentables a la hora de solicitar propuestas competitivas y sirven para estandarizar el sistema para presupuestar proyectos, también pueden llegar a dar desvíos importantes cuando se requieren proyectos específicos y personalizados. Hay que destacar que no existen base de datos de precios unitarios fiables que nos puedan ayudar en este método de presupuestar. A una empresa como, por ejemplo, una universidad o escuelas con inmuebles por todo un país le resultará mucho más fácil poder realizar presupuestos basados en benchmarking por tener muchas referencias y ratios de costes operativos.
Basado en la actividad
Los presupuestos basados en las actividades se centran en cada actividad dentro de un proceso y asigna los costos incurridos reales de cada actividad física que es realizada. Este método no “mancha” con gastos generales y costes indirectos a las demás áreas de la empresa. Los presupuestos basados en la actividad se desarrollan en un proceso largo y complicado, pero la recompensa puede ser tremenda. Las empresas que han integrado este método de hacer presupuestos han saltado hacia delante a nivel competitivo.
Basado en el activo (resultados)
Los presupuestos basados en activos, cuando son usados conjuntamente con presupuestos basados en la actividad, son los más precisos y el mejor método financiero para presupuestar la operatividad. Se basa en el estado actual de todos los activos físicos que están bajo la responsabilidad del Facilities Manager y no dejan lugar a equivocaciones. Requieren recursos adecuados y actualizaciones continuas para proporcionar valor. La mayoría de los presupuestos resultan, generalmente, ser insuficientes cuando se suman todos los presupuestos de los activos.
Desarrollar buenos presupuestos conduce a una mejor gestión. Imponiendo que todos los departamentos desarrollen un presupuesto y lo cumplan, conlleva inculcar una disciplina financiera en toda la empresa. Esto ayuda a que los directores ejecutivos dispongan de indicadores precisos de los costes corporativos y podrán mantener el flujo de caja. Sin una disciplina financiera, las empresas pueden llegar a sufrir grandes fluctuaciones en los costes operativos. Todo departamento de Facilities Management debería poder responder a las siguientes preguntas:
- ¿El presupuesto está alineado con la misión corporativa?ç
- ¿Se ajusta a los planes de otros departamentos?
- ¿Cuál será el estado/condición global de todos los activos?
- ¿Dispone de las contingencias adecuadas para emergencias no previstas?
- ¿Incluye los arrastres de presupuesto del año anterior?
¿Podemos?
