Vivimos en un mundo en continua transformación; la tecnología esta cambiando a velocidad de vértigo, la información es mucho más accesible y en principio no deberían existir obstáculos para que los empleados puedan trabajar en cualquier lugar a cualquier hora. Estos desarrollos requieren una organización con mucha flexibilidad con el fin de poder responder a los cambios económicos, sociales y tecnológicos, pero también en la capacidad y flexibilidad de los espacios de trabajo o oficinas. En este artículo intentaremos dar una visión en cómo el desarrollo de los puestos de trabajo del futuro, puestos de trabajo flexibles, nuevas formas de trabajar, etc. funcionan a nivel operacional evaluando los diferentes niveles de ambición y las estrategias de implantación. Pero ojo:
Muchos proyectos de transformación se hacen sin un plan estratégico corporativos en relación a sus inmuebles y espacios de trabajo.
Sin conocer tu propio nivel de ambición no es recomendable determinar el enfoque de implantación basándose simplemente en “otros lo están haciendo de esta forma”. Es un riesgo enorme. La inversión es muy alta y la amortización de la misma puede afectar seriamente las cuentas de resultados de las empresas.
Hay que conocer el nivel de ambición de la empresa en relación el modelo de las nuevas oficinas o puestos de trabajo. Partiendo de esta decisión corporativa es cuando es posible determinar y elegir el enfoque de implantación. Además ayuda al área de Facilities Management a definir su papel en este viaje de cambios creando el plan estratégico correspondiente para alinearse con la decisión estratégica corporativa.
Hoy en día muchas empresas van directamente a la creación de nuevos modelos de oficina ejecutando una serie de encuestas de las formas de trabajo actuales y desarrollando un modelo “nuevo”. Esto es un cambio de imagen (importante) pero es hacer prácticamente lo mismo con un nuevo traje. La inversión es muy significante y el resultado es desconocido, una lotería.
Introducción
La idea es profundizar un poco en cómo una estrategia del área del Facilities Management puede tener éxito a nivel operativo y determina las siguientes preguntas para el responsable de Facilities Management que debe considerar en relación con las estrategias de las Nuevas Formas de Trabajar:
- ¿Cuál es el contexto de las estrategias de puestos flexibles, puestos del futuro, las nuevas formas de trabajar?
- ¿Cuáles son los desarrollos en estas nuevas estrategias de los espacios de trabajo?
- ¿Qué nivel de ambición se puede alcanzar?
- ¿Qué estrategia de implantación se puede/debe elegir?
- ¿Cuál es el “papel” de la dirección de Facilities Management/Real Estate?
Buscamos poder iluminar un poco la relación entre los diferentes niveles de implantación y las estrategia de implantación o en otras palabras:
“¿cómo nos podemos asegurar que la implantación sea un éxito?”
La mayoría de empleados siguen teniendo su propia mesa de trabajo asignada. Ahora estamos ante una oportunidad de romper con esta cultura. ¿Por qué? Por que, en general, todos estos puestos tienen un ratio de ocupación del 50%. Esto es un gran desperdicio y no solo en metros cuadrados y sostenibilidad, también en los recurrentes gastos operativos. (operating costs). Lo que se necesita es un concepto en donde el trabajo en oficina se realice basándose en la propia actividad. El “Activity-Based Working” (ABW). El ABW es un concepto que reconoce que, a lo largo del día, los empleados se enfrentan a diferentes tipo de actividades y con ello requieren diferentes tipos de configuraciones y tecnologías con el fin de acomodar estas actividades tanto dentro como fuera de la oficina. La filosofía de ABW es que el trabajo sea más eficiente y efectivo, pero también que sea más agradable/divertido para el empleado y para la empresa. Esta visión se consigue enfocándonos en los empleados y proporcionando la libertad (dentro de un marco predefinido) para decidir cómo, donde, cuando trabajar, qué herramientas utilizar y con quien colaborar con el fin de realizar sus actuaciones. El Activity-Based Working promueve el intercambio de conocimiento, colaboraciones más eficientes y efectivas y una auto- responsabilidad de los empleados. Las empresas que han adoptado un estilo de ABW buscan:
- incrementar la productividad;
- incrementar la autonomía y emprendimiento dentro de la organización;
- fortalecer la imagen y cultura;
- ser más “orientado al cliente”;
- incrementar la colaboración entre equipos y áreas;
- incrementar la satisfacción de los empleados;
- impulsar la creatividad; y
- compartir conocimientos y desarrollar una cultura de aprendizaje.
Los proyectos que desarrollan las nuevas formas de trabajar se deben realizar desde un enfoque integral, no solo de tecnología y un cambio de oficina. El gran “olvidado” en muchos proyectos son los valores y habilidades requeridas para poder trabajar en estos nuevos entornos. Las preguntas que se deben formular y responder son:
- ¿Qué comportamiento es consistente con las nuevas formas de trabajar?
- ¿Cuál es la actitud apropiada?
- ¿Qué habilidades son requeridas?
Las respuestas a estas preguntas son particulares para CADA EMPRESA. Por eso, no se puede/debe implantar modelos por que ya funciona en otras empresas. Cada empresa debe desarrollar su propio modelo si deseamos asegurarnos el éxito en la implantación a nivel operativo. Es decir, que realmente funcione en el día a día y se cumplan los objetivos corporativos. El denominador común en todos los proyectos son los valores de las Nuevas Formas de Trabajar que proveen:
- Espacio para autonomía individual;
- Liderazgo basado en equidad;
- Énfasis en realizar el trabajo diario en un contexto social consistente con una actitud de mutua confianza y dependencia.
Todo esto debe estar equilibrado y alineado con la estrategia corporativo. Por ello, hay que desarrollar un plan estratégico de Facilities Management (o un capítulo en particular) que trate las Nuevas Formas de Trabajar. Este plan (o capítulo) estratégico debe resolver la pregunta:
“¿Cómo alinear los enfoques de las ambiciones, intervenciones y implementación con el proyecto de cambio?”
La idea central en este enigma es “el contexto cambia el comportamiento”. Por ejemplo, cuando un niño de 5 años va al colegio cambia de repente su modo de comportamiento. Puede ser muy diferente al comportamiento en casa. El cambio del contexto cambia automáticamente el comportamiento.
Los más de 20 años de experiencia de las implantaciones en países como Holanda, Inglaterra, Suecia y Australia nos han mostrado que existen 3 niveles de implantación:
- Nivel 0: Reducción de costos
- Nivel 1: Un “Activity-Based Working” integral
- Nivel 2: Desarrollo organizacional
Los cambios contextuales de cada nivel son:
- Nivel 0: Optimizar el entorno de trabajo y las herramientas TIC; ahorrar costes
- Nivel 1: Lanzar el “Activity-Based Working” y las herramientas TIC correspondientes
- Nivel 2: Lanzar el “Activity-Based Working” y las herramientas TIC correspondientes e implementar el estilo de trabajo determinado en nivel 1
Estos nuevos contextos nos conducen a cambios en los comportamientos:
- Los empleados se pregunta “¿Y que ganamos nosotros con este cambio? Resultando en cambios de comportamientos calculadores. El mejor resultado de estos proyectos es que no haya revueltas en la empresa. Un nivel de mucho riesgo para las empresas.
- Empleados trabajando con un estilo que incrementa la confianza, apelación, control remoto, auto-control y objetivos comunes.
- Desarrollos organizacionales, cambios culturales, aumento del orgullo de empresa. Ayuda en procesos de fusiones. Más orientado a clientes, etc.
Todos esto parece ser de sentido común. No obstante, requiere una atención muy especial para asegurarnos el éxito de los proyectos. Todas las empresas que se encuentran en proceso de evaluación para desarrollar nuevos modelos se pueden preguntar:
- ¿Cómo sé qué nivel de ambición debo elegir?
- ¿Puedo combinar varios niveles?
- ¿Mi enfoque de implantación está alineado con mis ambiciones”
- ¿Cuándo puedo considerar o evaluar que el proyecto ha sido exitoso?
Elegir el modelo es importante ya que con ello se definen las expectativas de la empresa.
El plan estratégico FM para las Nuevas Formas de Trabajar
Igual que todos los planes estratégicos tienen prácticamente el mismo formato, cada empresa tiene su PROPIO plan. Para los modelos de las nuevas formas de trabajar se aplica exactamente lo mismo: CADA EMPRESA DEBE DESARROLLAR SU PROPIO MODELO. El punto de partida para ello es el plan estratégico corporativo. Sin una guía que nos indica los parámetros particulares de nuestra empresa, nuestro mercado, situación competitiva, tendencias, cultura, etc. no vamos acertar en el desarrollo de un nuevo modelo de oficina. No podemos diseñar el “viaje” del cambio ya que no partimos de unos parámetros aceptados por la propia empresa.
Es evidente que el plan estratégico de FM, que sirve como punto de partida en este tipo de proyectos, debe estar alineado con RRHH y el departamento TIC. Mejor aun, si se desarrollo un plan estratégico común para este desarrollo, el resultado final puede ser mucho más exitoso.
Es el plan estratégico que sirve como modelo para desarrollar y diseñar la nueva oficina. Desafortunadamente, existen proyectos que parten de un modelo común de nueva oficina y que la empresa y sus empleados se adapten a ello. Es un enfoque no recomendable. Los resultados de este tipo de enfoque en los países antes mencionados han resultado no cumplir ni con los objetivos ni con las expectativas.
No vamos a describir el formato de un plan estratégico. La idea es resaltar la necesidad de crear internamente y/o con ayuda exterior este plan. (En el articulo anterior ya describí la recomendación de trabajar con empresas independientes que no tengan interés en desarrolla e implantar las nuevas oficinas). Tampoco vamos a profundizar en la necesidad de incluir en el plan estratégico la parte financiera-económica, la inversión, los retornos, los riesgos, los beneficios, las expectativas, etc.
Comentamos, a modo descriptivo, una serie de enfoques que pueden formar parte del Plan Estratégico para desarrollar un modelo de Nuevas Formas de Trabajar y el desarrollo y cambio deseado en la propia empresa:
Resumiendo
El éxito de los desarrollos de las nuevas oficinas no está garantizado. La inversión es muy importante y por ello, este tipo de proyectos son de un nivel de riesgo considerable.
No obstante, todos los riesgos se pueden gestionar y nos obligan a prepararnos aun mejor para minimizar los riesgos. La clave está en “la preparación”, cuanto mejor sea, mejor vamos a gestionar el riesgo. Esta preparación consiste en un plan estratégico bien definido y en el cual deben colaborar otras áreas importante de las empresas. Es el que desarrolla el plan director para desarrollar e implantar el cambio.
Nuestra recomendación: Prepara el plan estratégico de las Nuevas Formas de Trabajar sin pensar en el diseño del espacio de trabajo, esto ya llegará en su momento. El enfoque es estar muy bien alienado con la misión, visión y valores de la empresa. Tu empresa es única y por ello el modelo también debe ser único.
