El Facilities Management y un parque zoológico.

Imagínate diseñando un parque Zoológico

Imagínate que te encargan diseñar un parque zoológico. No te preocupes, nadie de nosotros es experto en ello o por lo menos nadie que yo conozca. Es un simple ejercicio que nos ayudará a reflexionar sobre el proceso de planificación y diseño de espacios. (no confundir con la gestión de espacios).

El ejercicio consiste en crear el espacio para 3 animales, los monos, leones  y delfines.

En este ejercicio debes tener en cuenta los procesos del parque zoológico que podemos resumir en los siguientes. El primero podría ser el proceso de alimentación con todo que eso conlleva desde la compra de alimentos, su almacenamiento, su transporte hacia los animales, gestionar los horarios, etc. Otro proceso sería el de las visitas que debemos saber cómo llegan, aparcan, control de acceso, atención e información y guiarlos para que su experiencia sea la mejor posible. Otro proceso puede ser el de servicios generales como puede ser la limpieza de los espacios de los animales, catering y restauración para visitas, ventanilla única de información, mantenimientos, etc. Habrá más procesos.

Podemos constatar que esto se complica un poco más. Pero no nos desanimamos y continuamos con ganas e ilusión.

Centrémonos en los animales

Creo que en este punto hemos constatado que hay que analizar bien cada uno de los animales que queremos incluir en el parque zoológico. Es obvio que el espacio de un delfín es diferente al de los leones. 

Los monos

Inmediatamente nos damos cuenta de que existen muchos tipos de primates. Tenemos mandriles, macacos, capuchino, araña, narigudo, chimpancé, …. Esto se está complicando. Cada especie tiene sus necesidades, tiene sus hábitos, come diferentes alimentos, sensibles a diferentes enfermedades, … ¿cómo continuamos? Pues para esta parte decidimos que un experto nos ayude en elegir una o más especies con sus características y requerimiento para poder diseñar el espacio en el parque y los servicios imprescindibles para su cuidado y de este modo rentabilizar este activo.

Los leones

Esto es más fácil. No existen diferentes tipos, pero parece ser que tienen el mismo tipo de requisitos para diseñar su espacio en el parque. Necesitan un hábitat que emule el territorio de la sabana con rocas y vegetación para descansar en la sombra. Debemos reflexionar sobre cómo se comportan los leones y cómo lo harán en el parque para que resulte atractivo para las visitas. Sabemos que duermen mucho, tienen una estructura jerárquica en la manada con un líder. ¿Cómo afectará esto al espacio a diseñar? Nos llegan nuevas preguntas: ¿Cuántos machos vamos a meter y cuantas hembras? ¿Si tenemos más machos que debemos hacer para que convivan? ¿Cómo debemos separar a los leones de las visitas para que no exista algún peligro? ¿una fosa, cristal, rejas, otra forma?

Mejor que el experto nos oriente para asegurar que los leones puedan ser un gran atractivo en el parque y que les atendamos bien para rentabilizar este activo.

Los delfines

Obviamente, estos requieren un estanque de agua salada. ¿Existen delfines de agua dulce y se pueden tener en cautividad? El estanque requiere un mantenimiento mucho más sofisticado, no queremos que los delfines se vean afectados por un mantenimiento deficiente. En internet hemos visto que ingiere entre 11 a 13 kilos de pescado al día. Espera, debemos tener en cuenta que todos las especies necesitan un cuidado veterinario específico que va a afectar el diseño del parque y nutricionistas. ¿La atención veterinaria de los animales la hacemos en el hábitat creado para ello o diseñamos un centro de cuidado específico para los animales o para cada uno de ellos?

Yo me rindo. No puedo diseñar un parque zoológico. Son tantas incógnitas que necesito apoyo y asesoramiento de expertos para poder definir los requisitos del espacio, expertos que me ayuden en el proceso de alimentación de los animales y ya que estamos también de los visitantes (niños y adultos). Voy a necesitar otro experto en el cuidado veterinario de cada especie. Al final, el parque zoológico debe ser rentable y me debo asegurar que los animales estén perfectamente en sus espacios para cumplir las expectativas de las visitas, que sea una buena experiencia y que nos traigan a más visitas. Soy consciente que debo incluir un estudio económico financiero para ver si la inversión a realizar va a tener un retorno. 

Conclusión

Pensaba que podía diseñar yo solo un parque zoológico. Pero, definitivamente, diseñar un parque zoológico es un proceso complejo y requiere conocimientos de especialistas.

Volvamos a nuestro hábitat natural, la oficina

La conclusión más importante es que para que un parque zoológico sea rentable me debo centrar en los animales, los procesos primarios y en las visitas, … Para desarrollar un modelo de trabajo me tengo que centrar también es los habitantes y visitantes de las oficinas teniendo en cuenta la propia empresa, su negocio, objetivos, etc.

Para el diseño de una oficina o espacio de trabajo nos debemos centrar también en los usuarios, los procesos primarios del negocio, los clientes, … y no basta con conocer el número de personas y de los tipos de espacios o puestos que demandan. 

Es imprescindible tener una visión holística que incluya diferentes partes y perspectivas. Hay que diseñar las oficinas integrando el espacio físico, la tecnología que dé soporte a los empleados en el modelo y el comportamiento que la empresa demanda para que la oficina contribuya a ser eficiente, efectiva, flexible y creativa, tanto la empresa como sus empleados. Es decir, Espacio, Tecnología y Cultura.

La parte física, los espacios, se deben alinear con el negocio. Por lo que debemos analizar previamente el porqué de la empresa, cuál es su visión, sus objetivos, los factores claves de su éxito. Otra parte es el comportamiento que deseamos para conseguir esa alineación con el negocio. ¿Deseamos o requerimos más actuaciones de concentración, más colaboraciones, más creatividad, u otro tipo de forma de trabajar para llegar a la visión que tiene la empresa? 

Otra parte son las herramientas tecnológicas que deben ayudar a todos los empleados en sus funciones y responsabilidades y en cualquier lugar donde puedan estar. La tecnología debe estar en función de los empleados que a su vez son los que consiguen que la empresa llegue a cumplir sus objetivos y que los empleados se sientan apoyado por estas herramientas para conseguir sus propias metas profesionales.

Y una última es conocer la cultura de la empresa y el comportamiento que necesitamos para apoyar a que la empresa sea más eficiente, efectiva, flexible y creativa. Es casi más importante el comportamiento de los empleados que los propios espacios. Y es el espacio quien debe apoyar a crear una cultura de trabajo alineado con la empresa y lo que desea transmitir a sus talentos, clientes y colaboradores.

Un enfoque holístico que supone mucho más que partir de la situación actual, contando los números de empleados, su patrón de horas en la oficinas, y los días que teletrabajan.

Resulta que copiar espacios “cool”, modernos y atractivos no es la metodología adecuada para medio y largo plazo. Cada empresa tiene su propia identidad y esta no se marca con los colores de las moquetas o paredes. Cada empresa es diferente y por ello requiere oficinas y espacios diferentes. No queremos comparar los empleados con animales (no es nuestra intención, aunque amamos los animales). Es solo un símil para resaltar que dentro de todas las empresas hay personas con diferentes expectativas, perspectivas, habilidades y sobre todo con preferencias para el dónde, cómo y cuándo trabajar, y que la propia empresa, junto con sus empleados, debe crear un modelo único en donde todos se sientan identificados. Esta metodología es la que provoca una explosión de compromiso, lealtad, satisfacción, productividad, imagen y un largo etcétera. 

El gran reto de los facilities managers es cómo atender a todos para que todos estén contentos. ¿Imposible? No, no es imposible si diseñas y planificas las oficinas con la metodología de Activity Based Working.

Si quieres saber más, ya sabes cómo contactarnos. Aquí estamos para ti, sin compromiso.