Tras haber participado en varios proyectos en el desarrollo o definición de guías para los manuales de Operaciones y Mantenimiento, hemos decidido compartir nuestra visión sobre este tipo de proyectos y en la propia gestión de las Operaciones y Mantenimiento de edificios complejos.
Introducción
La gestión de las Operaciones y Mantenimiento de las instalaciones y equipos de edificios complejos es un componente crítico en el área de Facilities Management. La gestión debería estar enfocada a unificar las diferentes partes del programa en una unidad coherente. Desde nuestra experiencia estas funciones, tan diversas, que forman la organización de la gestión del O&M deben ser:
- Operaciones
- Mantenimiento
- Ingeniería
- Formación
- Administración
Más allá de establecer y mantener unidas estas 5 funciones, los responsables del O&M tienen la responsabilidad de mantener contactos continuos con responsables de las demás áreas de la empresa. El rol de los responsables del O&M también incluye la implementación de proyectos igual que la necesidad de ser persistente con los objetivos y sus presupuestos Operativos y de Inversión.
Desarrollar la estructura
Las cinco funciones, antes mencionadas, son la base para un manual O&M efectivo. No obstante, la clave consiste en las responsabilidades y roles de cada uno y las relaciones que existen entre ella. Estas responsabilidades y roles se presentan a continuación para cada una de las cinco funciones:
Operaciones
- Administración
Asegurar una implementación efectiva y el control de las actividades operativas. - Ejecución de Operaciones
Asegurar un proceso eficiente, seguro y fiable de las operaciones. - Control del estado de Activos
Estar al día con el estado de los activos dentro del marco de actuación. - Conocimiento y Rendimiento de operarios
Asegurar que el conocimiento y el rendimiento de los operarios den el soporte adecuado con el fin de asegurar unas operaciones de los activos seguras y fiables.
Mantenimiento
- Administración
Asegurar una implementación efectiva y control de las actividades de mantenimiento. - Sistemas de control de las actuaciones
Con el fin de controlar el rendimiento del mantenimiento, de forma eficiente y seguro, para optimizar una operación económica, segura y fiable de los activos. - Realización del mantenimiento
Realizar el mantenimiento de forma segura y eficiente - Mantenimiento preventivo
Con el fin de contribuir a un rendimiento óptimo y fiable de las instalaciones y equipos. - Procedimientos y documentación del mantenimiento
Proveer dirección, cuando sea apropiado, en la realización de las actuaciones y asegurar que el mantenimiento sea ejecutado de forma segura y eficiente.
Ingenieria (Oficina técnica)
- Soporte a la organización y administración
Asegurar una implementación efectiva y control de las actividades de mantenimiento. - Modificación de activos
Asegurar puntualmente diseños, revisiones, controles, implementaciones y documentaciones de los activos en procesos de cambios. - Monitorizar el rendimiento de activos
Realizar actividades de monitorización con el fin de optimizar la fiabilidad y eficiencia de los activos. - Soporte a procedimientos y documentación
Asegurar un soporte de ingeniería a los procedimientos y documentación con el fin de proveer una dirección adecuada que dé el mejor soporte a operaciones seguras y eficientes.
Formación
- Administración
Asegurar una implementación efectiva y control de las actividades de formación. - Formación a empleados en general
Asegurar que el personal del inmueble consiga un entendimiento básico de sus responsabilidades y de las prácticas seguras y disponer de conocimientos y habilidades prácticas necesarias para la operación de los activos de forma segura y con fiabilidad. - Instalaciones equipadas de formación
Asegurar que el entorno disponga de espacios equipados para dar soporte a las actividades de formación. - Formación en mantenimiento
Desarrollar y mejorar el conocimiento y habilidades necesarias para realizar las actuaciones asignadas.
Administración
- Organización y administración
Establecer y asegurar implantaciones eficientes de políticas, planificaciones y controles de las actuaciones sobre los activos. - Objetivos de gestión
Formular y utilizar los objetivos corporativos que deben mejorar los rendimientos de los activos. - Asesoramiento a la gestión
Monitorizar y asesorar actuaciones en los inmuebles con el fin de mejorar todos los aspectos del rendimiento de los activos. - Planificación y calificación de recursos humanos
Asegurar que los puestos sean ocupados por personal cualificado. - Seguridad
Conseguir los mejores ratios de seguridad pública y personal.
Apoyo corporativo
Los directores responsables del O&M deben obtener un apoyo total por parte de la dirección del inmueble/empresa para llevar a cabo unas operaciones y mantenimientos efectivos. La aprobación es esencial para poder programar las actuaciones con las mismas prioridades que otras actuaciones de la empresa. El manual O&M debe estar enfocado a aumentar la productividad, eficiencia energética, seguridad, satisfacción de los usuarios y sobre todo eficiencia financiera alineado con los objetivos y políticas corporativas. Consiguiendo esto garantizará la atención y apoyo necesario por parte de la dirección de la empresa.
Otra forma de conseguir el apoyo de la dirección es mediante una manifestación de la misión del O&M. Este no debe ser elaborado o demasiado detallado. El objetivo primordial es alinear los objetivos del manual O&M con aquellos que buscan la dirección de la empresa. Las manifestaciones de la misión del manual O&M debe responder a las siguientes preguntas críticas:
- ¿Quiénes somos como organización? (en particular las relaciones internas).
- ¿A quiénes servimos? (en particular quiénes son los usuarios).
- ¿Qué hacemos? (en particular las actividades diarias)
- ¿Cómo lo hacemos? (en particular cuáles son los valores para la operación de los activos)
- ¿Cómo medimos el éxito – qué métricas usamos? (como ejemplo, eficiencia energética, seguridad, ahorros, etc.)
El objetivo es conseguir que la dirección se involucre al máximo en el desarrollo de políticas, objetivos, informes y similares con el fin de que sean también “propietarios” del manual O&M.
Vender internamente el manual O&M
Para poder conseguir el interés real de la dirección en las actuaciones O&M, los directores responsables de O&M necesitan hablar el lenguaje de la dirección. Los proyectos y propuestas presentados a la dirección deben estar documentados con fundamentos con el fin de poder ser competitivos frente a otros proyectos de otras unidades del negocio de la empresa. Mientras los criterios de evaluación de los proyectos internos difieren de empresa a empresa, en general todas usan uno o más criterios basado en ratios económicos-financieros. Por ello, los responsables de los manuales O&M debentener conocimientos de las métricas económicas, tales como:
- Plazo de Recuperación
el periodo de tiempo requerido para recuperar el capital inicial de la inversión. - Retorno de Inversión
es una razón financiera que compara el beneficio o la utilidad obtenida en relación a la inversión realizada. Es decir, el ratio de ingresos o ahorros generados frente a la inversión total. - Valor neto actual
el valor presente de un determinado número de flujos de caja futuros, originados por una inversión. - Coste del Ciclo de Vida
el valor presente de todos los costos asociados de la vida útil del activo.
Poder competir con los demás proyectos que demandan inversión de la dirección es esencial para llevar a cabo el manual O&M. Las evaluaciones de actuaciones de reparaciones importantes o sustituir el activo son necesarias para cumplir con los objetivos del O&M y con ello los corporativos y para ello es imprescindible disponer del capital necesario para ejecutar dichos proyectos. Aunque el manual O&M haya sido aprobado por la dirección, esta aprobación no significa acceso libre al capital, cada vez que se requiera capital se debe presentar el proyecto con los ratios financieros para su aprobación. Por ello es, importante que el responsable del manual O&M incluya en sus actividades importantes las relaciones constitucionales con la dirección para poder tener una comunicación fluida y continua con la dirección de la empresa.
¿Quién desarrolla el manual O&M?
Pues hasta ahora, prácticamente nadie. La mayoría de las empresas se conforman con un registro de activos y una planificación del mantenimiento. Y en grandes proyectos de outsourcing (tipo Total Facilities Management) es el proveedor quien crea un documento que, aunque el cliente tenga acceso a éste, es principalmente utilizado internamente.
Esto nos indica que existe un gran vacío en este aspecto y que en entornos donde los equipos e instalaciones son críticos para el negocio debería ser la propia empresa la responsable de desarrollar dichos manuales y los proveedores quienes deberían actualizarlos y seguir las indicaciones. Los beneficios de un desarrollo propio son muchos y necesarios cuando queremos ser nosotros quienes diseñemos las estrategias y políticas del ´rea de Facilities Management.
La falta de participación de los Facilities Management en el negocio propio de la empresa sigue existiendo y son temas como los manuales O&M que nos hacen tener esas deseadas líneas directas de comunicación con la dirección y tratar de generar una estrategia y política bajo su supervisión y poder alinearlas realmente con las estrategias y políticas de la empresa.
