La gestión de la innovación y la gestión de riesgos, a primera vista, parecen dos polos opuestos como áreas de administración. Es evidente, que la gestión de riesgos es responsable de frenar la innovación y el emprendimiento, y en particular en el mundo de la contratación de servicios. Cuando, en los procesos de externalización de servicios, se ponen sobre la mesa los posibles riegos, todos nos solemos centrar, principalmente, en las amenazas. La gestión del riesgo se “gana” una reputación negativa y se toman decisiones con el fin de frenar los riesgos que oprimen todo tipo de innovación.
Tras años de experiencia en la externalización de servicios tanto en empresas medianas como en grandes empresas internacionales, he llegado a concluir que los procesos de externalización pueden facilitar la innovación cuando somos capaces de reconocer los posibles riesgos en las primeras fases de los proyectos de externalización y con ello diseñar e implantar las medidas coherentes.
El proceso de externalización consiste de 6 fases bien definidas:
- Especificar
- Seleccionar
- Contractar
- Implantar
- Vigilancia
- Atención continuada
El desarrollo de un proceso de externalización de servicios no debe ser complicado pero requiere un proceso que incluya o que tome en cuenta todos los aspectos que influyen, de forma directa o indirecta, en los resultados finales de la externalización. Resulta que, en ese desarrollo, los riesgos de una externalización se crean en las primeras dos fases. Por ello, es muy importante incluir la gestión de riesgos antes de comenzar estas dos fases. Podemos resaltar que la gestión de riesgos, a su vez, consiste de 4 fases:
- Identificar
- Evaluar
- Tratar
- Monitorizar
Tras haber colaborado en proyectos importantes de externalización de servicios en el Facilities Management y en algunos procesos de fabricación industriales he podido recopilar donde frena la gestión de riesgos la innovación. La conclusión se puede resumir en 4 puntos o facetas que son los responsables para dicha “paralización” de la innovación:
- La composición del equipo coordinador del proyecto
La persona o área responsable de la iniciativa de una externalización ejerce una influencia en los demás participantes en la gestión de los riesgos. No obstante, no suele ser el/la que obstruye la innovación. La obstrucción de la innovación suele estar en el equipo que participa en el proceso. Este equipo debe estar compuesto por miembros con suficiente calidad, poder y potencia de enfoque con respecto a los recursos y medios. - El grado de la disposición de arriesgar en la definición de objetivos innovadores
La disposición de arriesgar es la segunda faceta que frena la innovación. La disposición de arriesgar es la naturaleza y alcance de los riesgos que una organización esta dispuesto a gestionar en la consecución de los objetivos. Antes de iniciar el proceso de identificar los riesgos es recomendable centrarse en analizar la empresa y conocer las disposición de gestionar riesgos en general. Cuando resulta que es muy bajo, la empresa es muy sensible a cualquier tipo de riesgo e identifica mucho más riesgos que otras empresas y se posiciona de forma firme ante la posibilidad de administrar los riesgos y con ello cierra todas las puertas a cualquier oportunidad de innovación. - La postura de formular medidas con el fin de mitigar los riesgos
Cuando una empresa está dispuesta a gestionar los riesgos, nos encontraremos mucha más colaboración en la definición de medidas con el fin de mitigar los riesgos detectados y definidos. Estas empresas se centran en la parte positiva de la gestión de riesgos y trabajan con estas medidas que nos ofrecen una oportunidad de implantar innovaciones y con ello aportar un valor añadido al Facilities Management de la empresa. - Insuficiente garantía de la gestión de riesgos durante la externalización y su implantación.
La definición e implantar las medidas que pueden mitigar los riesgos y con ello facilitar la innovación en la externalización de servicios, no es suficiente garantía para un proceso existoso. La empresa debe ofrecer las garantías de los riesgos y cumplir con las medidas, asignación de responsables, seguimiento de los protocolos, etc.
La gestión de riesgo debe ir en paralelo en todo el proceso de la externalización. Es decir, que se debe actualizar continuamente e incluir el tema de los riesgos en todas las reuniones en donde el equipo del proyecto puede revisar los riesgos y sus medidas y actuar con el fin de actualizarlas si fuese necesario y poder detectar nuevos riesgos que pueden aparecer. Con todo ello, inculcamos una actitud de identificar, evaluar, trata y monitorizar riesgos. Lo convertimos en una actitud viva entre los miembros del equipo y algo natural en la operatividad de la empresa.
La gestión de riesgos aumenta las posibilidades de éxito. Los cambios son necesarios para mejorar y la gestión de riesgos para mitigar los posibles obstáculos a dicho éxito. Es un proceso muy interesante poder detectar en las primeras fases los riesgos y no paralizar el proceso de externalización y poder implantar innovaciones que aportan mucho valor añadido. La gestión de riesgos se convierte en un lenguaje más en la administración de proyectos y todos pueden participar que ayuda a desarrollar el sentimiento de propiedad de las diferentes soluciones que deseamos implantar. El mundo de innovación y creatividad parecer estar reservado para unos cuantos. Esto no es cierto, esta forma de enfrentarse a los riegos hace que inyecte innovación y creatividad en todos los miembros de los proyectos.
Es la metodología para que todos se sientan cómodos y opten para subirse a bordo de la innovación.
